Ich war aus rein gesundheitlichen Gründen ein paar Wochen nicht bloggerfähig. Aus aktuellen Anlass möchte ich meinen kompetenten Kooperationspartner Dr. Jürgen Uckert zu Wort kommen lassen. Es geht um die erforderliche erfolgreiche Symbiose zwischen einer erforderlichen Prozessoptimierung und den involvierten Menschen (Mitarbeiter).
Systeme lassen sich nur dann effizient weiter entwickeln, wenn auf die Innovation eine kontinuierliche Verbesserung der Produkte oder Prozesse folgt, die die nachhaltige Festigung der Standards gewährleistet. Dabei kommt es darauf an, dass kontinuierliche Verbesserung auf der Basis des Qualitätsmanagements gelebt wird und im Einklang mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens steht.
Das Qualitätsmanagementsystem kann für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess jedoch nur der Rahmen sein, in den jede Systematik zur Verbesserung integriert werden kann. Die zur effizienten Verbesserung notwendige Kreativität wird ausschließlich von den Menschen erzeugt, wenn man sie als Lösungsträger akzeptiert und ihnen die nötigen Freiräume zur Verfügung stellt.
Mit Kaizen und Six Sigma stehen Systematiken zur Verfügung, die – richtig in das QM System eingebunden – diese Freiräume schaffen und Kreativität sicherstellen.
Es folgt eine Fortsetzung im nächsten Blogbeitrag.
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Mit herzlichem Gruß,
euer Wolfgang Natzke
[ der Mensch macht's! ] – besonders bei der Prozessgestaltung
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In den letzen Monaten höre ich Führungskräfte häufig darüber klagen, dass für viele Aufgaben und Tätigkeiten trotz intensiver Bemühungen entweder gar kein, oder nur unzureichend qualifiziertes Personal zu bekommen ist.
Fakt ist: Es herrscht Fachkräftemangel in Deutschland!
Diese Tatsache erfordert bei manchen Führungskräften ein rigoroses Umdenken in ihrem Führungsverhalten. Es ist im globalem Markt geradezu „überlebensnotwendig“ geworden, überdurschnittlich gute Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden.
Die Überraschung: Der monetäre Aspekt ist dabei nicht der wirklich relevante Faktor.
Was aber ist bei Fachkräftemangel zu tun?
Richtig – man jammert lautstark darüber!
Mir geht es den beiden folgenden Blogbeiträgen darum, Methoden und Techniken zu beschreiben, die einfach funktionieren. Und solange etwas funktioniert, das ist ein Fazit aus meiner gemachten Erfahrung, dann liegt es in der Regel am achtsamen Umgang mit den Details. Die Beachtung des Filigranen macht den Unterschied zwischen amateurhaftem Experiment und meisterlichem Können aus.
Die weniger professionelle Führungskraft versucht häufig, einen wirklichen Leistungsträger – high performer – an sich zu binden, indem sie sich für X Euro mehr Entgelt einsetzt. Das ist ebenso simpel wie mittel- und langfristig absolut wirkungslos. Mehr Geld wird relativ schnell zur Gewohnheit und hat damit lediglich den Status eines Hygienefaktors – mehr aber auch nicht.
Wie Sie Ihre Leistungsträger und „high performer“ auf „Nummer Sicher“ parken können und wie Sie Management-Retention dabei unterstützt, verrate ich Ihnen in den folgenden zwei Blogbeiträgen.
Begleiten Sie mich auf dem Weg vom Amateur zum Professional – es lohnt sich!
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euer Wolfgang Natzke
[ der Mensch macht's! ] – besonders bei der Mitarbeiterbindung
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Gerade für den Industriemeister dürfte das Wort Stress von nicht unerheblicher Bedeutung sein. Was unter anderem daran liegen mag, dass er neben seinen zahlreichen operativen Aufgaben eine größere Anzahl von Mitarbeitern führt, als viele leitende Angestellte.
Die meisten von uns kennen ihn in irgendeiner Form: S T R E S S
Stress wurde als Wort von einer Jury zu den „Wörtern des 20. Jahrhunderts“ gewählt – wobei es diesen sicherlich auch schon weitaus vorher gab. Frage Sie einmal eine Führungskraft nach den Faktoren, die Sie am meisten belastet. Stress und seit geraumer Zeit auch das Burn-out-Syndrom stehen sicher ganz weit oben auf der Liste.
Burn-out und Stress gilt als typisches Leiden einer modernen Leistungsgesellschaft. Da gewinnt „Just in time“ eine ganz neue Bedeutung – sei einfach jederzeit erreichbar und abrufbar. Und so manchen Zeitgenossen überkommt sogar das beklemmende Gefühl, irgendetwas zu verpassen, wenn er sich nicht auch noch die Freizeit „zuplant“.
Dies sind typische Formen von negativen Stress – „Dis-Stress“ genant.
Die andere Seite der Medaille Stress
Ein vielleicht weniger bekannte Form von Stressor ist der positive – „Eu-Stress“.
Der Eu-Stress wirkt sich im Gegensatz zum Dis-Stress positiv auf die Person bzw. ihre Leistungsfähigkeit aus. Der Präfix “Eu” kommt hierbei von “Euphemismus”, was soviel wie “Worte guter Vorbedeutung” bedeutet.
Eu-Stress wirkt auf den Betroffenen eher beflügelnd, da er das intensieve Gefühl hat, gebraucht zu werden und sein Können gefordert und gefragt ist. Eu-Stress ist somit im Job nützlich und der Karriere förderlich. Denn wer die Karriereleiter emporsteigen möchte, der sollte unbedingt immer sein Bestes geben und ausgelastet sein, wobei ihm der Job auch aufrichtige Freude bereiten sollte.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel beflügelnden Eu-Stress.
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euer Wolfgang Natzke
[ der Mensch macht's! ] – speziell bei der Stressbewältigung
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Dauernd machen wir uns große Sorgen um die Zukunft. Früher war das entschieden anders: Als Kind haben wir sorglos in den Tag hineingelebt und hatten keinerlei Gespür dafür, dass im Leben auch mal was richtig schief gehen könnte.
Mittlerweile verfügen wir aber über die gesicherte Erkenntnis: Vieles kann durchaus schief gehen!
Das nagt tagein tagaus an uns – es nervt richtig!
Doch die Lösung für das Desaster ist so einfach wie genial. Es ist der ultimative Lösungsansatz, mit dem Sie Ihre Sorgen in den Griff bekommen und mit dem gar nichts schief geht.
Fokussieren Sie sich ausschließlich auf den heutigen Tag und erledigen Sie nur das, was Sie heute erledigen müssen!
Ihr Aufgabe besteht nicht darin, heute das zu tun, was Sie morgen tun müssen oder alle Eventualitäten von übermorgen abzuwägen. Vielmehr werden Sie morgen und übermorgen das tun, wozu Sie das Heute gebracht hat.
Sie werden also niemals Ihr ganzes Leben und all Ihre Probleme auf einmal bewältigen müssen, denn Tage kommen hintereinander.
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Mit herzlichem Gruß,
euer Wolfgang Natzke
[der Mensch macht's!] – speziell beim Sorgenlösen
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Wer mag ihn nicht – den netten, hilfsbereiten Vorgesetzten, der unablässig für ein gutes Betriebsklima sorgt? Sie erleichtern den Job doch ungemein – vor allem den eigenen. Sie sind offen für Anliegen, Bitten oder soziale Hilfestellungen jeglicher Art. Sie opfern sich noch selbstlos auf, wenn andere schon längst das Handtuch geworfen hätten. Solche Vorgesetzte liebt jeder. Sie sind, gar keine Frage, mit einer ungeheuren Sozialkompetenz ausgestattet – aber auch ungeheuer blöd.
Wer als Vorgesetzter seine Hilfe seine Mitarbeitern allzu bereitwillig entgegenbringt, zahlt dafür einen sehr hohen Preis. Irgendwann kommt das Gefühl hoch, der Depp der Abteilung zu sein und dabei auch noch deren Job mitzumachen.
Sie kennen folgende Gesprächssituation?
Ein Mitarbeiter von Ihnen kommt in Ihr Büro und sagt: “Chef, haben Sie mal eine Minute Zeit für mich? Wir haben da folgendes Problem…”
Bingo – schon haben Sie das Problem an der Backe und müssen sich selbst um die Lösung kümmern. Richtig blöd gelaufen – oder?
Sie haben sich unbewusst von der Führungskraft zur Fachkraft degradiert. Für die eigentliche Führungsarbeit bleibt damit immer weniger Zeit, je mehr Aufgaben anderer Sie als Führungskraft erledigen.
Schützen Sie sich vor Rückdelegation!
Hier ein paar Anregungen, wie Sie Ihre Rückdelegationsquote deutlich senken können:
“Halbfertiges” geht sofort zurück
Kommt Ihnen die Story bekannt vor?
“Herr Kowalski, wo bleibt Ihr Budgetbedarf fürs nächste Jahr?” – “Ist gleich fertig, hier ist er schon.” – “Dann zeigen Sie mal her.” – “Hier, schauen Sie. Wir erfüllen damit alle gesetzten Anforderungen. Das einzige, was noch fehlt, ist die Kalkulation für … und die daraus resultierende Berücksichtigung der erforderlichen Neueinstellungen für … .” – “Was? Warum ist das noch nicht berücksichtigt? Aber wo Sie gerade hier sind: Setzen Sie sich hin. Gehen wir’s mal gemeinsam durch.”
Eigentor! Angeschmiert! Rückdelegiert!
Wie geht’s besser?
Wenn Sie mal Ihren “gesunden Menschenverstand” befragen, wozu rät er Ihnen? Richtig – ein “Einlauf” ist fällig.
In unserem Fall könnte das so aussehen:
“Herr Kowalski – ich habe unmissverständlich einen kompletten Budgetbedarf angefordert und Sie liefern mir Halbfertiges? Ich erwarte die Komplettbearbeitung meines Auftrages bis … . Mal sehen, wie Sie reagieren, wenn in Ihrer Leistungszulage auch mal etwas unvollkommen ist.”
Das Gesagte müssen Sie dabei schon etwas lauter artikulieren, damit es der Mitarbeiter auch wirklich ernst nimmt.
Mitarbeiterentwicklung ist angesagt
Mit machen delegierten Aufgaben ist der Mitarbeiter schlichtweg überfordert. Einer der Hauptgründe für kalte Rückdelegationen: Die Mitarbeiter sind oft weniger gerissen als überfordert.
Was ist also zu tun?
Zwei mögliche Ansätze:
Erstens: Delegieren Sie “Neuland-Aufgaben” nur an jene Mitarbeitern, die nicht untergehen, wenn Sie ins kalte Wasser geworfen werden. Die sind in der Regel jedoch rar gesät.
Für den Rest gilt: Erst fördern, dann fordern. Erst qualifizieren, dann delegieren.
Wenn Sie jemandem eine Aufgabe geben, sorgen Sie unbedingt dafür, dass er auch die dafür nötige Kompetenz hat.
Mentoring, Training, Externes Coaching, … – wie Sie das hinbekommen, ist egal. Aber tun Sie es. Mitarbeiterentwicklung gehört zur Führungsaufgabe.
“Wer das Problem hat, hat die Lösung” – der Coaching-Ansatz
Sie allen kennen den legendären Satz der Crew von Apollo 13:
“Houston, we’ve had a problem”
In welchem Kontext vollzieht sich die Rückdelegation am häufigsten?
Richtig – im Problemfall!
“Chef, wir haben da ein Problem.” – “Zeigen Sie mal her, so kompliziert kann das doch gar nicht sein.” Rückdelegation in Reinkultur.
Wie können Sie vorgehen?
Wie wärs mit folgendem Ansatz: “Herr … Sie haben ein Problem? Okay – welche Lösungen können Sie mir anbieten?” Peng, dass sitzt!
Als ich als Projektleiter in den USA war, hing an vielen Büros folgender Spruch:
“if you’re not part of the solution, you’re part of the problem”
Ich habe diesen Spruch folgendermaßen modifiziert:
“Bringen Sie mir eine Lösung oder ein Problem?”
Für ganz ausgebuffte Führungskräfte: “Selbstverständlich dürfen Sie jederzeit gern mit einem Problem zu mir kommen – wenn Sie mir gleichzeitig drei gute Lösungsoptionen mitbringen.” Wer ohne Lösungen kommt, wird rigoros weggeschickt. Das führt bei konsequenter Anwendung zu einer enormen Entlastung – warum soll der Mitarbeiter überhaupt zu Ihnen kommen, wen er selbst gute Lösungsansätze entwickeln kann? Das mach doch stolz – oder?
Chef, der hat mir in die Hose geschissen Mal wieder ne Story für die Klarheit? Sie: “Warum habe ich den Report … noch nicht auf dem Tisch?” Delegationsnehmer: “Der hängt noch in Abteilung X.” Sie: “Ja und? Wieso ist der noch nicht da?” Delegationsnehmer: “Weil es für diesen speziellen Ablauf keine etablierten Prozesse zwischen X und unserer Abteilung gibt. Vielleicht sollten Sie darüber mal mit dem zuständigen Abteilungsleiter von X reden.”
Was sich hier vielleicht logisch anhört, ist absolut inakzeptabel.
Wie geht’s anders?
Erstens: Arbeitsprozesse zwischen Abteilungen laufen niemals zwischen Abteilungen ab, sondern stets zwischen zwei Mitarbeitern zweier Abteilungen.
Zweitens: Falls die Beteiligten nicht den “Arsch in der Hose haben”, auch nötigenfalls einen neuen Prozess untereinander zu definieren, dann ist ein klärendes Gespräch angesagt. Erst wenn die Beteiligten es nicht hinbekommen, dürfen Sie intervenieren.
(Quelle: zehn.de)
Die Berücksichtigung der obigen Tipps wird langfristig zu einer abnehmenden Rückdelegationsquote bei Ihnen führen – Step by Step.
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Mit herzlichem Gruß,
euer Wolfgang Natzke
[der Mensch macht's!] – besonders bei der Delegation
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Delegation ist noch immer ein “billiges”und probates Mittel zur Mitarbeiterentwicklung. Bei der Delegation von Aufgaben durch die jeweilige Führungskraft ist unbedingt darauf zu achten, dass die übertragene Verantwortung und die gewährte Kompetenz in einem gesunden Proporz zueinander stehen. Ansonsten sind Baustellen vorprogrammiert. Das Delegationsprinzip funktioniert in der Regel auch recht gut, bis zu dem Augenblick, wo der Mitarbeiter die Ihm übertragene Aufgabe nicht erledigen will.
Das formuliert er jedoch nicht so, weil er genau weiß, dass er damit bei Ihnen keine Chance hat – zu Recht. Also murmelt er etwas wie “Wie haben Sie sich das …?” , “Wie soll ich das denn …?” oder etwas, indem das Wort “Problem oder Unsicherheit” auftaucht.
Wie reagieren Sie darauf? Wenn Sie sagen, “Lassen Sie mal sehen!” oder “Zeigen Sie mal her!” schnappt die Rückdelegationsfalle gnadenlos zu!
Diese Form der kalten Rückdelegation beherrschen manche Mitarbeiter geradezu meisterhaft. Sie vermitteln Ihnen den Zustand völliger persönlicher Überforderung und Hilflosigkeit und appellieren an Ihr gutes Herz. Gleichzeitig geben Sie Ihnen das Gefühl von wahrer Kompetenz und menschlicher Größe.
Und – schon wieder kalt erwischt!
Letztendlich erledigen Sie die ursprünglich delegierte Aufgabe selbst – das kann es nicht sein – oder?
Die Rückdelegationsquote liegt bei manchen Industriemeistern locker bei 50% und mehr. Das bedeutet im Klartext, dass jede zweite delegierte Aufgabe in Teilen oder in Gänze zurückkommt. Wenn Sie gern den Job Ihrer Mitarbeiter miterledingen wollen und über ein endloses Zeitkontingent verfügen, dann machen Sie das auch so. Auf Dauer verlieren Sie damit jedoch jeden Respekt der Mannschaft als Führungskraft.
Schützen Sie sich vor Rückdelegation!
Hier ein paar Anregungen, wie Sie Ihre Rückdelegationsquote deutlich senken können:
Sie sind verhindert? Dann suchen Sie Vertretung!
Kommt Ihnen die Story bekannt vor?
“Herr Schröder, Sie sind seit einer Woche mit dem … säumig! Ich brauche Ihren … spätestens morgen!” – “Das geht nicht. Ich habe eben eine dringende Anfrage von einem A-Kunden auf dem Tisch. Sie sagen doch immer, dass der Kunde bei uns König ist!” – “Stimmt – dann muss ich mich halt selber drum kümmern!”
Gefoppt! Rückdelegiert! Dummdödel!
Wie geht’s besser?
Lassen Sie die Verantwortung bitte da, wo sie hingehört – beim Delegationsnehmer. Er kann gern unterdelegieren.
In unserem Fall könnte das so aussehen:
“Gut – Sie bearbeiten die A-Kundenanfrage. Aber der … liegt mir trotzdem morgen, spätestens 09.30 Uhr , vor. Entweder Sie machen Überstunden oder Sie delegieren das an einen kompetenten Kollegen. Egal, was der Stellvertreter mir vorlegt: Verantwortlich bleiben Sie.”
Der Nachsatz ist der dabei wirklich relevante Part.
Ihr Mitarbeiter wird vermutlich still fluchen – das ist akzeptabel. Wichtig ist, er wird die übertragene Aufgabe selbst erledigen oder korrekt delegieren. Jedenfalls wird die Aufgabe dann erledigt – und zwar nicht von Ihnen! Das ist das entscheidende.
Was geht mich Ihr CC an? Eine besonders subtile Form der Rückdelegation steckt im CC bei E-Mails. Die auf CC gesetzte Führungskraft übernimmt Verantwortung für den Inhalt der Mail. Lerneffekt der Mitarbeiter – wir brauchen unsere Probleme gar nicht selbst zu lösen! Wir brauchen nur Herrn X (Sie) auf CC zu setzen und die Welt ist rund - der “Leitungs-Dödel” (wieder Sie) wird’s schon richten.
Das ist der sichere Weg zur innerbetrieblichen Lachnummer zu werden.
Was können Sie tun?
Kommunizieren Sie gegenüber Ihrer Mannschaft deutlich, dass Sie generell keine CC-Mails lesen. Sie erwarten eine direkte Ansprache, auch bei E-Mails.
Sie sind Leiter? Dann leiten Sie bitte auch! Zur Verdeutlichung mal wieder ne Story.
Sie: “Warum wurde dieser zugesagte Termin nicht eingehalten?” Delegationsnehmer: “Es gab ein Problem mit …” – “Wer ist dafür zuständig?” – “Der Müller. Aber der Müller kann nichts dafür, weil die Schröder ihm die … erst verspätet geliefert hat.” – “Und wie soll das jetzt weitergehen?” – “Vielleicht könnten Sie mal mit der Müller sprechen – und der Schröder.”
Wenn Sie jetzt dem absolut verständlichen Instinkt folgen das “Buschfeuer” zu löschen, dann folgen einem Reflex. Führungsarbeit bedeutet aber nicht Reflexen zu folgen. Was wäre das Resultat, wenn Sie jedem Reflex folgen würden?
Was geht’s anders?
Kommunizieren Sie an den Delegationsnehmer folgendes unmissverständlich:
“Sie sind mein … und tragen die Verantwortung für … . Wenn Sie diese Verantwortung nicht ausfüllen können oder wollen, dann habe ich einen Fehler gemacht und den falschen … benannt. Diese Fehlentscheidung werde ich korrigieren.”
“Zugesagte Termine sind absolut verbindlich. Die werden weder diskutiert, noch überzogen, die werden gehalten.”
Ihr Ziel ist es, dass der Delegationsnehmer seine Verantwortung nicht lediglich ausfüllt sonder als Privileg versteht und wertschätzt.
(Quelle: zehn.de)
Die Berücksichtigung der obigen Tipps wird langfristig zu einer abnehmenden Rückdelegationsquote bei Ihnen führen – Step by Step.
Die Fortsetzung zur Vermeidung von Rückdelegation folgt im nächsten Blogbeitrag.
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Wenn ich Mitarbeiter in Seminaren frage, welche Eigenschaften sie sich von ihrer Führungskraft wünschen, so fehlt ein Eigenschaft ganz selten, auch wenn sie häufig anders benannt wird – Authentizität.
Auch in vielen Führungskräfteseminaren fällt das Wort Authentizität. Doch was ist eigentlich damit gemeint? Was bringt sie Ihnen? Und wie können Sie sie umsetzen?
Wenn ich über einen Nutzen argumentieren darf, so besteht der signifikante Vorteil eines authentisch wirkenden Menschen darin, dass er eine souveräne charismatische Ausstrahlung hat – und das in jeder Situation. Ein Mensch, der in Harmonie mit seinen Werten lebt und auch noch danach handelt, wirkt auf die Mehrheit der Menschen wie “aus einem Guss”.
Das liegt daran, dass er für uns transparent und damit einschätzbar wird.
Je mehr von dem, was wir wahrnehmen, zu der Person passt, desto “echter” – eben authentischer – wirkt diese Person auf uns.
Platter formuliert bedeutet Authentizität: “Ich bin wie ich bin!”
Prof. Götz W. Werner, der Gründer der dm-Drogerie markt GmbH & Co.KG Kette hat sich auch so seine Gedanken zum Thema “Authentizität und Führung” gemacht – bitte sehr:
Wie können SIE im Job authentischer wirken?
Hier ein paar Anregungen, wie Sie Ihre Authentizität noch steigern können:
Stärken - Seien Sie sich Ihre Qualitäten bewusst
Wenn Sie Ihre Stärken leben, werden Sie von Ihrer Umwelt positiv wahrgenommen, da Sie authentisch wirken.
Selbstwert – Genießen Sie Ihren Wert Wenn Sie sich selbst wertschätzen, so steigt Ihr Selbstbewusstsein, was wiederum zu mehr Authentizität führt.
Defizite – Stehen Sie zu Ihren Defiziten
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken und akzeptieren Sie Ihre Defizite - sie sind Bestandteil Ihrer Persönlichkeit. Schwächen machen Menschen doch auch liebenswert, weil sie eben menschlich sind.
Eine Schwäche einzugestehen zeugt doch von Stärke – oder?
Persönliche Einstellung – Haben Sie Klarheit
Ihre Einstellung prägt Ihr Verhalten und Handeln nachhaltig. Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, bei welchen Aspekten Sie eine eher zustimmende, bei welchen hingegen Sie eine eher ablehnende Einstellung haben.
Gedanken - Ihr Unterbewusstsein hat Macht Ihre Gedanken/Gefühle beeinflussen Ihre Worte. Das Unterbewusstsein Ihres Gesprächspartners wird eine Unstimmigkeit zwischen Ihrem “Gesagten” und der “Körpersprache” wahrnehmen. Ihre Körpersprache passt dann einfach nicht zum Gesagten.
Mimik & Gestik – Lernen Sie Körpersprache
Je mehr Ihre Körpersprache – und häufig sind es kleine Bewegungen, die kaum wahrnehmbar sind – in der Mimik und in der Gestik Ihre Worte unterstreichen, desto authentischer wirken Sie.
Ausstahlung – Achten Sie auf Ihre Work-Life-Balance
Streben Sie nach einer Ausgeglichenheit zwischen Job und Freizeit – entfliehen Sie aus dem “Job-Hamsterrad”. Menschen spüren in welche Zustand Sie sich befinden. Zeigen Sie, dass es Ihnen gut geht.
Augenblick – Entdecken Sie Lebensfreude neu
Leben Sie im Hier und Jetzt! Den Augenblick bewusst wahrzunehmen, präsent zu sein, macht authentisch. Sich selbst gegenüber und auch im Umgang mit anderen Menschen.
Identität - Wer sind Sie?
Haben Sie Antworten auf die Fragen: “Wer bin ich und was ist wir wirklich wichtig?” Wenn Sie das tun, wofür Sie stehen, wird Ihre Authentizität überwältigend sein.
Verhalten / Versprechen - Tun Sie Dinge, hinter denen Sie stehen
Niemanden betrügt man so gut wie sich selbst! Authentisches Verhalten bedeutet aber auch, ehrlich zu sein – in erster Linie sich selbst gegenüber. Denn wenn Sie sich selbst gegenüber nicht ehrlich sind, werden Sie nur noch chaotisch wirken.
UND
Halten Sie unbedingt gegebene Versprechen – ansonsten werden Sie auf Dauer unglaubwürdig. Und dann hat das mit Authentizität nicht mehr viel zu tun.
(Quelle: zehn.de)
Die Berücksichtigung der obigen Anregungen wird zu mehr Authentizität führen – eben Schritt für Schritt.
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Wenn ich in einem Führungskräfteseminar auf das Thema “Zeitdiebe” zu sprechen kommen, dann belegt die E-Mail erfahrungsgemäß immer eine Top-Position. Da werden von Führungskräften in Schlüsselpositionen nicht selten Eingänge von 50 bis 150 E-Mails pro Tag genannt. Häufig ist der Inhalt der E-Mail dabei eher prosaisch als übersichtlich und informativ. Es handelt sich um Dokumente mit vielen Weiterleitungen und/oder schier endlosen Anhängen. Viele Führungskräfte haben schlichtweg einen Horror davor, längere Zeit nicht am Arbeitsplatz zu sein – einfach der E-Mailflut wegen.
Das ursprüngliche Idee war, eine Simplifizierung von Telefonat, Fax oder Brief zu schaffen. Wurden wir vor der E-Mail als Kommunikationsmittel auch schon mit sooooo vielen Informationen überwältigt?
Die Erzeugung des inneren Leidensdrucks erfolgt dabei ganz subtil: Sobald unser E-Mail-Client (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook und Co.) den Eingang einer E-Mail vermeldet, sehen wir uns wegen der vermeidlich persönlichen Ansprache genötigt, diese umgehend zu” checken” – und damit unsere Arbeit zu unterbrechen. Das nervt auf Dauer!
Dabei sollte mit der “elektronischen Entlastung” sehr sorgsam umgegangen werden: Nicht jede eingehende E-Mail muss sofort beantwortet und nicht jeder potenzielle Adressat aus “Sicherheitsdenken” über „CC“ oder „BCC“ ins Boot geholt werden. Die konsequente Anwendung von KISS wird von jedem Leser sehr wohlwollend wahrgenommen.
E-Mail ist nur eine mögliche Kommunikationsform – wo aber haben wir kommunizieren gelernt?
Die Lösung – Wandel in der E-Mail Kultur
Die zentrale Frage lautet daher: Wie muss die E-Mail genutzt werden, damit eine “Win-Win-Situation” für alle Beteiligten entsteht? Da wir auch im “betrieblichen Tagesgeschäft” von der Kommunikation leben – überleben – ist ein erfolgversprechender Ansatz angesagt. Eine Tatsache darf bei allen Aktivitäten und Bestrebungen nicht aus den Augen verloren werden: Keine E-Mail ersetzt das persönliche Gespräch! Wer sich hinter elektronischer Post menschlich verbarrikadiert, wird als Führungskraft und Kollege an Akzeptanz verlieren. In der E-Mail liegt – bei vernünftiger Nutzung – viel Potential. Sie kann sich als ein extrem “rücksichtsvolles Kommunikationsmittel” entpuppen, denn jedes Telefonat oder persönliche Gespräch unterbricht die aktuelle Arbeit des Kommunikationspartners. Elektronische Post erhebt diesen Anspruch dagegen nicht – sie kann auch später gesichtet und bearbeitet werden.
Die Crux dabei ist, sich eben nicht unter Druck setzen zu lassen, jede Mail unverzüglich beantworten zu wollen. Was wäre das Kommunikationsmittel bei hoher Priorität? Richtig, ein Telefonat – oder? Ein durchaus “lebbarer Ansatz” ist, das E-Mail Konto nur zu bestimmten Zeiten zu checken um es dann konsequent und konzentriert abzuarbeiten. Das erspart das visuelle kleben am Posteingang. Dieser Zeitvorteil impliziert, dass der Absender Verständnis für eine verzögerte Antwort hat. Eine gelebte E-Mail Kultur kann durchaus einen vereinbarten Zeitraum – z.B. einen Tag – für die Beantwortung vorsehen. Bei längerer Abwesenheit kann der Abwesenheitsassistent gute Dienste leisten.
Ein ebenso leidiges Thema ist die wählbare Wichtigkeit einer E-Mail. Für viele Zeitgenossen existiert ausschließlich die Stufe “hoch“.
Warum wird diese Funktionalität immer wieder gern verwendet?
Der Absender ist auf seine Tätigkeit fokussiert und zieht nicht in Erwägung, dass seine Kollegen auch wichtige Dinge zu bearbeiten haben
Das Zeitmanagement des Absenders ist suboptimal, da es für ihn “auf den letzten Drücker” optimiert ist
Der Absender hat keine Kenntnis darüber, wie die Priorität zu wechseln ist
Nutzen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Um was genau geht es – was ist relevant? Dokumentieren Sie in den ersten Zeilen, was Sie wollen und wer auf die Mail reagieren soll. So kann jeder Leser der Mail – das gilt besonders für mehrfach weitergeleitete Mails – sehr schnell entscheiden, ob er überhaupt reagieren muss, die Nachricht später bearbeitet oder strukturiert ablegt.
Beim Versenden von E-Mails wird die Möglichkeit des “CC‘s” und”BCC‘s” manchmal einfach “hirnlos” genutzt. Die Vermutung liegt nahe, dass viele der Befürchtung unterliegen, jemanden mit ihrer ach so wichtigen Information zu übersehen. Und dann gibt es da noch die “konsequenten Absicherer” – damit sich hinterher keiner beschweren kann und/oder übergangen fühlt. Häufig reicht auch eine Info beim nächsten Meeting. Wägen Sie daher sehr sorgfältig ab, wer auf “CC” oder “BCC” gesetzt werden muss. Bei häufiger “Belästigung” hilft mitunter ein deutlicher Hinweis beim Adressaten weiter.
Lesen Sie gern möglichst viel E-Mailtext? Alle sind für kurze und gut strukturierte Informationen dankbar – Keep-It-Short-and-Simple ist die Maxime.
E-Mails werden nur dann als ein stressfreies und entlastendes Kommunikationsmittel empfunden, wenn es verantwortungs-bewusst zum Einsatz kommt. In vielen Unternehmen wird die gegenwärtig praktizierte Handhabung mit E-Mails thematisiert und eine gemeinsame E-Mail Kultur entwickelt – die von allen Beteiligten gelebt werden muss. Wir sind dabei gern behilflich.
Wenn Sie ergänzende Beiträge, Impulse oder konstruktive Kritiken für mich haben – wie immer, jederzeit und gern!
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euer Wolfgang Natzke
[der Mensch macht's!] – gerade bei einer anzustrebenden E-Mail Kultur
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Als Industriemeister müssen Sie im Tagesgeschäft häufig Entscheidungen treffen – ein Merkmal für eine Führungskraft. Entscheidungen, die Ihre Karriere beeinflussen aber auch Ihre Mitarbeiter mittelbar oder unmittelbar betreffen.
Wie so häufig kommt es darauf an, WIE Sie eine Entscheidung herbeiführen – und WIE Sie sie dann an die “Mannschaft” kommunizieren. Nur wenn Sie aufrichtig überzeugt sind, können Sie auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begeistern.
Auch auf politischer Ebene ist Entscheidungskompetenz angesagt -
das “Schwarz-Gelb-Fieber”:
Entscheidungskompetenz ist deshalb von großer Bedeutung für Sie, daher…
haben Sie Mut zum UNperfektionismus
Erheben Sie nicht den Anspruch der 100%-tigen Informiertheit, was i.d.R. zu einer zeitlichen Verschleppung von notwendigen Entscheidungen führt.
Veränderungsansatz:
Lassen Sie die längst gemachte Erkenntnis zu, dass der Tag, an dem Sie alle Informationen vorliegen haben, nie kommen wird!
Daher legen Sie einen für sich akzeptablen Info-Status fest. Dabei kann Sie ein persönlich knapp Zeitlimit unterstützen, indem es verhindert, dass Sie sich mit unwesentlichen Aspekten beschäftigen.
trenne Sie sich von der Absicherungsmentalität
Um eine Fehlentscheidung zu vermeiden holen Sie sich möglichst viele “Experten” ins Boot. Dadurch werden Entscheidungen verlagert, nach allen erdenklichen Konsequenzen untersucht und nach allen Seiten hin abgesichert – aber nie getroffen. Veränderungsansatz:
Es liegt in der Natur der Sache, dass eine Entscheidung auch das Restrisiko einer Fehlentscheidung beinhaltet. Sie können nicht alles 3-fach absichern. Betreiben Sie besser die Risikoanalyse: “Welchen Konsequenzen hat es, wenn Sie falsch oder gar nicht entscheiden?”. Häufig ist die Verschleppung einer Entscheidung weitaus schlimmer, als eine Fehlentscheidung.
akzeptieren Sie mögliche Fehlentscheidungen
Um keine Fehlentscheidung zu treffen entscheiden Sie lieber gar nicht – getreu dem Motto: “Wenn ich nichts mache, mache ich schließlich auch keine Fehler.” Veränderungsansatz:
Eine Führungskraft die eine Fehlentscheidung trifft, ist grundsätzlich besser, als eine entscheidungsunfähige Führungskraft. Wer sich entwickelt macht Fehler – verinnerlichen Sie das bitte. Denken Sie über die Frage nach: “Was kann mir “worst case” passieren?”
haben Sie den Mut eine getroffene Entscheidung zu revidieren Ist Ihre Entscheidung getroffen, so beharren Sie nicht auf ihr und verteidigen sie mit allen Mitteln – besonders nicht, wenn sie falsch war. Veränderungsansatz:
Besitzen sie die Souveränität, sich gegen eine (Ihre) getroffene Entscheidung zu stellen, wenn Sie zu der Erkenntnis gelangen, dass sie falsch ist. Stehen Sie zu der Revidierung und kommunizieren Sie das offen gegenüber Ihren Mitarbeitern. Folgende Fragestellung kann hilfreich sein: Wie würden Sie die Entscheidung bewerten, wenn sie ein anderer – z.B. Ihr Vorgesetzter – getroffen hätte? Für den Fall, dass Sie eine Korrektur der Entscheidung für sinnvoll erachten, zögern Sie nicht mit der Revidierung der Entscheidung.
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Der Umgang mit Kritik ist für die meisten von uns eine wirkliche Herausforderung. Kritik schmerzt dann besonders stark, wenn der Kritisierte sich in seiner gesamten Person in Frage gestellt fühlt. In der Regel können wir umso schlechter mit Kritik umgehen, je weniger wir uns selbst Fehler verzeihen können und umso geringer unser augenblickliches Selbstwertgefühl ist.
Was ist schlimmer, als kritisiert zu werden? Unprofessioneller Umgang mit Kritik!
Letztendlich entscheiden Sie ja darüber,
wie ernst Sie die Kritik und
die Person des Kritikers nehmen und
welche Stellenwert die Kritik für Sie hat.
Wenn Sie jetzt einmal Ihre bisherige Verhaltensweise bei Kritik reflektieren, zu welcher der drei archaischen Verhaltensweisen tendieren Sie eher?
Flucht - schneller, unkontrollierter Rückzug mit flankierendem Beleidigt sein
Kampf - gedankliche Einleitung eines rhetorischen Gegenangriffes
Totstellen - völlige Ignoranz der Kritik
Sind diese Verhaltensansätze empfehlenswert? “Wer sich über Kritik ärgert, gibt zu, dass sie verdient war.” – Tacitus
Welcher Umgang ist vorteilhaft für Sie?
Mit Kritik “richtig” umgehen zu können ist eine wichtige Fähigkeit für Ihr seelisches Wohlbefinden, Ihren beruflichen Erfolg und für Ihre sozialen Beziehungen. In vielen Fällen lohnt es sich, wenn Sie Ihrem Kritiker genau zuhören.
Der professionelle Umgang mit Kritik ist erlernbar - auch für Sie!
Worauf sollten Sie achten wenn Sie zukünftig kritisiert werden und welcher vorteilhafte Umgang ist anzustreben?
Die TOP10 der Tipps zum Umgang mit Kritik:
Kritik begrüßen – Kritik ist immer eine Chance
Wenn Sie Kritik als “Präsent” bewerten, ist sie weniger verletzend, sondern bietet die Chance zu wachsen.
(Geschenke können auch zurückgewiesen werden – siehe die letzten drei Tipps! )
Feedback fordern – Öfter mal nachfragen Bitten Sie Menschen, die Ihnen wichtig sind, häufiger um Feedback.
“Danke” sagen – Feedback wertschätzen
Bedanken Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner, zum Beispiel mit den Worten
“Vielen Dank für Ihre Rückmeldung! Jetzt weiß ich, wie … “
Aktiv zuhören – Den Kritiker ernst nehmen
Fassen Sie das, was bei Ihnen auf zwei Ebene ankommt – Gefühl und Inhalt – zu einer Frage zusammen.
Konkrete Aussagen fordern - Nach konkreten Beispielen fragen
Zwingen Sie Ihren Gesprächspartner, konkret zu werden.
(“Was genau oder wann genau habe ich …”)
Positiv übersetzen – Auf Pauschalkritik bitte reagieren
Kritik entlädt sich häufig pauschal (immer, nie, jedes Mal, …).
Das ungerechtfertigte Attacke ermutigt zu einem Gegenschlag – Vorsicht!
Dieses Verhalten bestärkt Ihren Kritiker eher in seinem Standpunkt.
Zukunft im Blick – Nach vorne schauen
Die Mehrheit der Kritiker schaut in die Vergangenheit – da ist nichts mehr zu ändern. Bieten Sie den Blick nach vorne und ermitteln Sie, was sich Ihr Gesprächspartner wünscht.
Kritik zurückweisen – Gegendarstellung liefern
Wenn Sie sich dafür entscheiden die Kritik aus guten Gründen nicht anzunehmen, fassen Sie das bisher Gesagte zusammen und legen Sie Ihren Standpunkt dar.
Gegenschlag – Gekonnt kontern
Auf “gemeine” öffentlich geäußerte Kritik können Sie pointiert bei weniger Sachlichkeit mit einem “Augenzwinkern” reagieren.
Das bringt Sympathie und die Chance im “kleinen Kreis” die Meinungsverschiedenheit zu klären.
Verunsichern – Den Kritiker in die Defensive drängen
Falls Sie kein schlagfertiges Argument parat haben, probieren Sie einmal folgenden Satz aus:
“Ihre Aussage ist hochgradig interessant. Sie verraten mehr über sich selbst, als es Ihnen bewusst ist.”
Bei Nachfragen des Kritikers platzieren Sie folgenden Satz:
“Reflektieren Sie bitte einmal das, was Sie gerade zu mir gesagt haben.”
Das verunsichert – garantiert!
(Quelle: zehn.de)
Wenn Sie kritisiert werden, erinnern Sie sich bitte daran, dass die Kritik die Meinung des Kritikers ist, d.h. er will klarmachen “Das ist seine Sicht. Sie können es auch anders sehen”. Jedes Ding hat mindestens 2 Seiten. Welche ist die Richtige? Gibt es überhaupt eine richtige Seite? Der andere hat das Recht auf seine Sicht, Sie aber auch.
Die Berücksichtigung der obigen Kritiktipps sollte zu mehr Souveränität im Umgang mit Kritik führen – Schritt für Schritt.
Wenn Sie ergänzende Beiträge, Impulse oder konstruktive Kritiken für mich haben – jederzeit und wie immer gern!
Mit herzlichem Gruß,
Ihr Wolfgang Natzke
[der Mensch macht's!] – besonders im professionellen Umgang mit Kritik
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