Die Rückdelegationsfalle – Teil 2

Wer mag ihn nicht – den netten, hilfsbereiten Vorgesetzten, der unablässig für ein gutes Betriebsklima sorgt? Sie erleichtern den Job doch ungemein – vor allem den eigenen. Sie sind offen für Anliegen, Bitten oder soziale Hilfestellungen jeglicher Art. Sie opfern sich noch selbstlos auf, wenn andere schon längst das Handtuch geworfen hätten. Solche Vorgesetzte liebt jeder. Sie sind, gar keine Frage, mit einer ungeheuren Sozialkompetenz ausgestattet – aber auch ungeheuer blöd.

Wer als Vorgesetzter seine Hilfe seine Mitarbeitern allzu bereitwillig entgegenbringt, zahlt dafür einen sehr hohen Preis. Irgendwann kommt das Gefühl hoch, der Depp der Abteilung zu sein und dabei auch noch deren Job mitzumachen.

Sie kennen folgende Gesprächssituation?
Ein Mitarbeiter von Ihnen kommt in Ihr Büro und sagt: “Chef, haben Sie mal eine Minute Zeit für mich? Wir haben da folgendes Problem…”

Bingo – schon haben Sie das Problem an der Backe und müssen  sich selbst um die Lösung kümmern. Richtig blöd gelaufen – oder?

Sie haben sich unbewusst von der Führungskraft zur Fachkraft degradiert.  Für die eigentliche Führungsarbeit bleibt damit immer weniger Zeit, je mehr Aufgaben anderer Sie als Führungskraft erledigen.

Schützen Sie sich vor Rückdelegation!

Hier ein paar Anregungen, wie Sie Ihre Rückdelegationsquote deutlich senken können:

• “Halbfertiges” geht sofort zurück
  Kommt Ihnen die Story bekannt vor?
  “Herr Kowalski, wo bleibt Ihr Budgetbedarf fürs nächste Jahr?” – “Ist gleich fertig, hier ist er schon.” – “Dann zeigen Sie mal her.” – “Hier, schauen Sie. Wir erfüllen damit alle gesetzten Anforderungen. Das einzige, was noch fehlt, ist die Kalkulation für … und die daraus resultierende Berücksichtigung der erforderlichen Neueinstellungen für … .” – “Was? Warum ist das noch nicht berücksichtigt? Aber wo Sie gerade hier sind: Setzen Sie sich hin. Gehen wir’s mal gemeinsam durch.”
  Eigentor! Angeschmiert! Rückdelegiert! 

  Wie geht’s besser?
  Wenn Sie mal Ihren “gesunden Menschenverstand” befragen, wozu rät er Ihnen? Richtig – ein “Einlauf” ist fällig.

  In unserem Fall könnte das so aussehen:
  “Herr Kowalski – ich habe unmissverständlich einen kompletten Budgetbedarf angefordert und Sie liefern mir Halbfertiges? Ich erwarte die Komplettbearbeitung meines Auftrages bis … . Mal sehen, wie Sie reagieren, wenn in Ihrer Leistungszulage auch mal etwas unvollkommen ist.”
  Das Gesagte müssen Sie dabei schon etwas lauter artikulieren, damit es der Mitarbeiter auch wirklich ernst nimmt.

• Mitarbeiterentwicklung ist angesagt
  Mit machen delegierten Aufgaben ist der Mitarbeiter schlichtweg überfordert. Einer der Hauptgründe für kalte Rückdelegationen: Die Mitarbeiter sind oft weniger gerissen als überfordert. 

  Was ist also zu tun?
  Zwei mögliche Ansätze:
  Erstens: Delegieren Sie “Neuland-Aufgaben” nur an jene Mitarbeitern, die nicht untergehen, wenn Sie ins kalte Wasser geworfen werden. Die sind in der Regel jedoch rar gesät.
  Für den Rest gilt: Erst fördern, dann fordern. Erst qualifizieren, dann delegieren.
  Wenn Sie jemandem eine Aufgabe geben, sorgen Sie unbedingt dafür, dass er auch die dafür nötige Kompetenz hat.
  Mentoring, Training, Externes Coaching, … – wie Sie das hinbekommen, ist egal. Aber tun Sie es.
  Mitarbeiterentwicklung gehört zur Führungsaufgabe.

• “Wer das Problem hat, hat die Lösung” – der Coaching-Ansatz
  Sie allen kennen den legendären Satz der Crew von Apollo 13:
  “Houston, we’ve had a problem”
  In welchem Kontext vollzieht sich die Rückdelegation am häufigsten?
  Richtig – im Problemfall!
  “Chef, wir haben da ein Problem.” – “Zeigen Sie mal her, so kompliziert kann das doch gar nicht sein.” Rückdelegation in Reinkultur. 

  Wie können Sie vorgehen?
  Wie wärs mit folgendem Ansatz: “Herr … Sie haben ein Problem? Okay – welche Lösungen können Sie mir anbieten?” Peng, dass sitzt!
  Als ich als Projektleiter in den USA war, hing an vielen Büros folgender Spruch:
  “if you’re not part of the solution, you’re part of the problem”
  Ich habe diesen Spruch folgendermaßen modifiziert:
  “Bringen Sie mir eine Lösung oder ein Problem?”

  Für ganz ausgebuffte Führungskräfte: “Selbstverständlich dürfen Sie jederzeit gern mit einem Problem zu mir kommen – wenn Sie mir gleichzeitig drei gute Lösungsoptionen mitbringen.” Wer ohne Lösungen kommt, wird rigoros weggeschickt. Das führt bei konsequenter Anwendung zu einer enormen Entlastung – warum soll der Mitarbeiter überhaupt zu Ihnen kommen, wen er selbst gute Lösungsansätze entwickeln kann? Das mach doch stolz – oder?

• Chef, der hat mir in die Hose geschissen
  Mal wieder ne Story für die Klarheit?
  Sie: “Warum habe ich den Report … noch nicht auf dem Tisch?” Delegationsnehmer:  “Der hängt noch in Abteilung X.” Sie:  “Ja und? Wieso ist der noch nicht da?” Delegationsnehmer:  “Weil es für diesen speziellen Ablauf keine etablierten Prozesse zwischen X  und unserer Abteilung gibt. Vielleicht sollten Sie darüber mal mit dem zuständigen Abteilungsleiter von X reden.”
  Was sich hier vielleicht logisch anhört, ist absolut inakzeptabel. 

  Wie geht’s anders?
  Erstens: Arbeitsprozesse zwischen Abteilungen laufen niemals zwischen Abteilungen ab, sondern stets zwischen zwei Mitarbeitern zweier Abteilungen.
  Zweitens: Falls die Beteiligten nicht den “Arsch in der Hose haben”, auch nötigenfalls einen neuen Prozess untereinander zu definieren, dann ist ein klärendes Gespräch angesagt. Erst wenn die Beteiligten es nicht hinbekommen, dürfen Sie intervenieren.

(Quelle: zehn.de)

Die Berücksichtigung der obigen Tipps wird langfristig zu einer abnehmenden Rückdelegationsquote bei Ihnen führen – Step by Step.

Wenn Sie ergänzende Beiträge, Impulse oder konstruktive Kritiken für mich haben – wie immer, jederzeit und gern!

Mit herzlichem Gruß,
euer Wolfgang Natzke

[der Mensch macht's!] – besonders bei der Delegation

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