E-Mail – Kommunikationsterror pur?

Wenn ich in einem Führungskräfteseminar auf das Thema “Zeitdiebe” zu sprechen kommen, dann belegt die E-Mail erfahrungsgemäß immer eine Top-Position. Da werden von Führungskräften in Schlüsselpositionen nicht selten Eingänge von 50 bis 150 E-Mails pro Tag genannt. Häufig ist der Inhalt der E-Mail dabei eher prosaisch als übersichtlich und informativ. Es handelt sich um Dokumente mit vielen Weiterleitungen und/oder schier endlosen Anhängen. Viele Führungskräfte haben schlichtweg einen Horror davor, längere Zeit nicht am Arbeitsplatz zu sein – einfach der E-Mailflut wegen.

Das ursprüngliche Idee war, eine Simplifizierung von Telefonat, Fax oder Brief zu schaffen. Wurden wir vor der E-Mail als Kommunikationsmittel auch schon mit sooooo vielen Informationen überwältigt?

Die Erzeugung des inneren Leidensdrucks erfolgt dabei  ganz subtil: Sobald unser E-Mail-Client (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook und Co.) den Eingang einer E-Mail vermeldet, sehen wir uns wegen der vermeidlich persönlichen Ansprache genötigt,  diese umgehend zu” checken” – und damit unsere Arbeit zu unterbrechen. Das nervt auf Dauer!

Dabei sollte mit der “elektronischen Entlastung” sehr sorgsam umgegangen werden: Nicht jede eingehende E-Mail muss sofort beantwortet und nicht jeder potenzielle Adressat aus “Sicherheitsdenken” über „CC“ oder „BCC“ ins Boot geholt werden. Die konsequente Anwendung von KISS wird von jedem Leser sehr wohlwollend wahrgenommen.

E-Mail ist nur eine mögliche Kommunikationsform – wo aber haben wir kommunizieren gelernt?

Die Lösung – Wandel in der E-Mail Kultur

Die zentrale Frage lautet daher: Wie muss die E-Mail genutzt werden, damit eine “Win-Win-Situation” für alle Beteiligten entsteht? Da wir auch im “betrieblichen Tagesgeschäft” von der Kommunikation leben – überleben – ist ein erfolgversprechender Ansatz angesagt. Eine Tatsache darf bei allen Aktivitäten und Bestrebungen nicht aus den Augen verloren werden: Keine E-Mail ersetzt das persönliche Gespräch! Wer sich hinter elektronischer Post menschlich verbarrikadiert, wird als Führungskraft und Kollege an Akzeptanz verlieren. In der E-Mail liegt – bei vernünftiger Nutzung – viel Potential. Sie kann sich als ein extrem “rücksichtsvolles Kommunikationsmittel” entpuppen, denn jedes Telefonat oder persönliche Gespräch unterbricht die aktuelle Arbeit des Kommunikationspartners. Elektronische Post erhebt diesen Anspruch dagegen nicht – sie kann auch später gesichtet und bearbeitet werden.

Die Crux dabei ist, sich eben nicht unter Druck setzen zu lassen, jede Mail unverzüglich beantworten zu wollen. Was wäre das Kommunikationsmittel bei hoher Priorität? Richtig, ein Telefonat – oder? Ein durchaus “lebbarer Ansatz” ist, das E-Mail Konto nur zu bestimmten Zeiten zu checken um es dann konsequent und konzentriert abzuarbeiten. Das erspart das visuelle kleben am Posteingang. Dieser Zeitvorteil impliziert, dass der Absender Verständnis für eine verzögerte Antwort hat. Eine gelebte E-Mail Kultur kann durchaus einen vereinbarten Zeitraum – z.B. einen Tag – für die Beantwortung vorsehen. Bei längerer Abwesenheit kann der Abwesenheitsassistent gute Dienste leisten.

Ein ebenso leidiges Thema ist die wählbare Wichtigkeit einer E-Mail. Für viele Zeitgenossen existiert ausschließlich die Stufe “hoch“.
Warum wird diese Funktionalität immer wieder gern verwendet?

• Der Absender ist auf seine Tätigkeit fokussiert und zieht nicht in Erwägung, dass seine Kollegen auch wichtige Dinge zu bearbeiten haben
• Das Zeitmanagement des Absenders ist suboptimal, da es für ihn “auf den letzten Drücker” optimiert ist
• Der Absender hat keine Kenntnis darüber, wie die Priorität zu wechseln ist

Nutzen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Um was genau geht es – was ist relevant? Dokumentieren Sie in den ersten Zeilen, was Sie wollen und wer auf die Mail reagieren soll. So kann jeder Leser der Mail – das gilt besonders für mehrfach weitergeleitete Mails – sehr schnell entscheiden, ob er überhaupt reagieren muss, die Nachricht später bearbeitet oder strukturiert ablegt.

Beim Versenden von E-Mails wird die Möglichkeit des “CC‘s” und”BCC‘s” manchmal einfach “hirnlos” genutzt. Die Vermutung liegt nahe, dass viele der Befürchtung unterliegen, jemanden mit ihrer ach so wichtigen Information zu übersehen. Und dann gibt es da noch die “konsequenten Absicherer” – damit sich hinterher keiner beschweren kann und/oder übergangen fühlt. Häufig reicht auch eine Info beim nächsten Meeting.  Wägen Sie daher sehr sorgfältig ab, wer auf “CC” oder “BCC” gesetzt werden muss. Bei häufiger “Belästigung” hilft mitunter ein deutlicher Hinweis beim Adressaten weiter.

Lesen Sie gern möglichst viel E-Mailtext? Alle sind für kurze und gut strukturierte Informationen dankbar – Keep-It-Short-and-Simple ist die Maxime.

E-Mails werden nur dann als ein stressfreies und entlastendes Kommunikationsmittel empfunden, wenn es verantwortungs-bewusst zum Einsatz kommt. In vielen Unternehmen wird die gegenwärtig praktizierte Handhabung mit E-Mails thematisiert und eine gemeinsame E-Mail Kultur entwickelt – die von allen Beteiligten gelebt werden muss. Wir sind dabei gern behilflich.

Wenn Sie ergänzende Beiträge, Impulse oder konstruktive Kritiken für mich haben – wie immer, jederzeit und gern!

Mit herzlichem Gruß,
euer Wolfgang Natzke

[der Mensch macht's!] – gerade bei einer anzustrebenden E-Mail Kultur

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