Die Rückdelegationsfalle – Teil 2

Wer mag ihn nicht – den netten, hilfsbereiten Vorgesetzten, der unablässig für ein gutes Betriebsklima sorgt? Sie erleichtern den Job doch ungemein – vor allem den eigenen. Sie sind offen für Anliegen, Bitten oder soziale Hilfestellungen jeglicher Art. Sie opfern sich noch selbstlos auf, wenn andere schon längst das Handtuch geworfen hätten. Solche Vorgesetzte liebt jeder. Sie sind, gar keine Frage, mit einer ungeheuren Sozialkompetenz ausgestattet – aber auch ungeheuer blöd.

Wer als Vorgesetzter seine Hilfe seine Mitarbeitern allzu bereitwillig entgegenbringt, zahlt dafür einen sehr hohen Preis. Irgendwann kommt das Gefühl hoch, der Depp der Abteilung zu sein und dabei auch noch deren Job mitzumachen.

Sie kennen folgende Gesprächssituation?
Ein Mitarbeiter von Ihnen kommt in Ihr Büro und sagt: “Chef, haben Sie mal eine Minute Zeit für mich? Wir haben da folgendes Problem…”

Bingo – schon haben Sie das Problem an der Backe und müssen  sich selbst um die Lösung kümmern. Richtig blöd gelaufen – oder?

Sie haben sich unbewusst von der Führungskraft zur Fachkraft degradiert.  Für die eigentliche Führungsarbeit bleibt damit immer weniger Zeit, je mehr Aufgaben anderer Sie als Führungskraft erledigen.

Schützen Sie sich vor Rückdelegation!

Hier ein paar Anregungen, wie Sie Ihre Rückdelegationsquote deutlich senken können:

• “Halbfertiges” geht sofort zurück
  Kommt Ihnen die Story bekannt vor?
  “Herr Kowalski, wo bleibt Ihr Budgetbedarf fürs nächste Jahr?” – “Ist gleich fertig, hier ist er schon.” – “Dann zeigen Sie mal her.” – “Hier, schauen Sie. Wir erfüllen damit alle gesetzten Anforderungen. Das einzige, was noch fehlt, ist die Kalkulation für … und die daraus resultierende Berücksichtigung der erforderlichen Neueinstellungen für … .” – “Was? Warum ist das noch nicht berücksichtigt? Aber wo Sie gerade hier sind: Setzen Sie sich hin. Gehen wir’s mal gemeinsam durch.”
  Eigentor! Angeschmiert! Rückdelegiert! 

  Wie geht’s besser?
  Wenn Sie mal Ihren “gesunden Menschenverstand” befragen, wozu rät er Ihnen? Richtig – ein “Einlauf” ist fällig.

  In unserem Fall könnte das so aussehen:
  “Herr Kowalski – ich habe unmissverständlich einen kompletten Budgetbedarf angefordert und Sie liefern mir Halbfertiges? Ich erwarte die Komplettbearbeitung meines Auftrages bis … . Mal sehen, wie Sie reagieren, wenn in Ihrer Leistungszulage auch mal etwas unvollkommen ist.”
  Das Gesagte müssen Sie dabei schon etwas lauter artikulieren, damit es der Mitarbeiter auch wirklich ernst nimmt.

• Mitarbeiterentwicklung ist angesagt
  Mit machen delegierten Aufgaben ist der Mitarbeiter schlichtweg überfordert. Einer der Hauptgründe für kalte Rückdelegationen: Die Mitarbeiter sind oft weniger gerissen als überfordert. 

  Was ist also zu tun?
  Zwei mögliche Ansätze:
  Erstens: Delegieren Sie “Neuland-Aufgaben” nur an jene Mitarbeitern, die nicht untergehen, wenn Sie ins kalte Wasser geworfen werden. Die sind in der Regel jedoch rar gesät.
  Für den Rest gilt: Erst fördern, dann fordern. Erst qualifizieren, dann delegieren.
  Wenn Sie jemandem eine Aufgabe geben, sorgen Sie unbedingt dafür, dass er auch die dafür nötige Kompetenz hat.
  Mentoring, Training, Externes Coaching, … – wie Sie das hinbekommen, ist egal. Aber tun Sie es.
  Mitarbeiterentwicklung gehört zur Führungsaufgabe.

• “Wer das Problem hat, hat die Lösung” – der Coaching-Ansatz
  Sie allen kennen den legendären Satz der Crew von Apollo 13:
  “Houston, we’ve had a problem”
  In welchem Kontext vollzieht sich die Rückdelegation am häufigsten?
  Richtig – im Problemfall!
  “Chef, wir haben da ein Problem.” – “Zeigen Sie mal her, so kompliziert kann das doch gar nicht sein.” Rückdelegation in Reinkultur. 

  Wie können Sie vorgehen?
  Wie wärs mit folgendem Ansatz: “Herr … Sie haben ein Problem? Okay – welche Lösungen können Sie mir anbieten?” Peng, dass sitzt!
  Als ich als Projektleiter in den USA war, hing an vielen Büros folgender Spruch:
  “if you’re not part of the solution, you’re part of the problem”
  Ich habe diesen Spruch folgendermaßen modifiziert:
  “Bringen Sie mir eine Lösung oder ein Problem?”

  Für ganz ausgebuffte Führungskräfte: “Selbstverständlich dürfen Sie jederzeit gern mit einem Problem zu mir kommen – wenn Sie mir gleichzeitig drei gute Lösungsoptionen mitbringen.” Wer ohne Lösungen kommt, wird rigoros weggeschickt. Das führt bei konsequenter Anwendung zu einer enormen Entlastung – warum soll der Mitarbeiter überhaupt zu Ihnen kommen, wen er selbst gute Lösungsansätze entwickeln kann? Das mach doch stolz – oder?

• Chef, der hat mir in die Hose geschissen
  Mal wieder ne Story für die Klarheit?
  Sie: “Warum habe ich den Report … noch nicht auf dem Tisch?” Delegationsnehmer:  “Der hängt noch in Abteilung X.” Sie:  “Ja und? Wieso ist der noch nicht da?” Delegationsnehmer:  “Weil es für diesen speziellen Ablauf keine etablierten Prozesse zwischen X  und unserer Abteilung gibt. Vielleicht sollten Sie darüber mal mit dem zuständigen Abteilungsleiter von X reden.”
  Was sich hier vielleicht logisch anhört, ist absolut inakzeptabel. 

  Wie geht’s anders?
  Erstens: Arbeitsprozesse zwischen Abteilungen laufen niemals zwischen Abteilungen ab, sondern stets zwischen zwei Mitarbeitern zweier Abteilungen.
  Zweitens: Falls die Beteiligten nicht den “Arsch in der Hose haben”, auch nötigenfalls einen neuen Prozess untereinander zu definieren, dann ist ein klärendes Gespräch angesagt. Erst wenn die Beteiligten es nicht hinbekommen, dürfen Sie intervenieren.

(Quelle: zehn.de)

Die Berücksichtigung der obigen Tipps wird langfristig zu einer abnehmenden Rückdelegationsquote bei Ihnen führen – Step by Step.

Wenn Sie ergänzende Beiträge, Impulse oder konstruktive Kritiken für mich haben – wie immer, jederzeit und gern!

Mit herzlichem Gruß,
euer Wolfgang Natzke

[der Mensch macht's!] – besonders bei der Delegation

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Die Rückdelegationsfalle – Teil 1

Delegation ist noch immer ein “billiges”und probates Mittel zur Mitarbeiterentwicklung. Bei der Delegation von Aufgaben durch die jeweilige Führungskraft ist unbedingt darauf zu achten, dass die übertragene Verantwortung und die gewährte Kompetenz in einem gesunden Proporz zueinander stehen. Ansonsten sind Baustellen vorprogrammiert. Das Delegationsprinzip funktioniert in der Regel auch recht gut, bis zu dem Augenblick, wo der Mitarbeiter die Ihm übertragene Aufgabe nicht erledigen will.

Das formuliert er jedoch nicht so, weil er genau weiß, dass er damit bei Ihnen keine Chance hat – zu Recht. Also murmelt er etwas wie “Wie haben Sie sich das …?” , “Wie soll ich das denn …?” oder etwas, indem das Wort “Problem oder Unsicherheit” auftaucht.

Wie reagieren Sie darauf? Wenn Sie sagen, “Lassen Sie mal sehen!” oder “Zeigen Sie mal her!” schnappt die Rückdelegationsfalle gnadenlos zu!

Diese Form der kalten Rückdelegation beherrschen manche Mitarbeiter geradezu meisterhaft. Sie vermitteln Ihnen den Zustand völliger persönlicher Überforderung und Hilflosigkeit und appellieren an Ihr gutes Herz. Gleichzeitig geben Sie Ihnen das Gefühl von wahrer Kompetenz und menschlicher Größe.
Und – schon wieder kalt erwischt!

Letztendlich erledigen Sie die ursprünglich delegierte Aufgabe selbst – das kann es nicht sein – oder?

Die Rückdelegationsquote liegt bei manchen Industriemeistern locker bei 50% und mehr. Das bedeutet im Klartext, dass jede zweite delegierte Aufgabe in Teilen oder in Gänze zurückkommt. Wenn Sie gern den Job Ihrer Mitarbeiter miterledingen wollen und über ein endloses Zeitkontingent verfügen, dann machen Sie das auch so. Auf Dauer verlieren Sie damit jedoch jeden Respekt der Mannschaft als Führungskraft.

Schützen Sie sich vor Rückdelegation!

Hier ein paar Anregungen, wie Sie Ihre Rückdelegationsquote deutlich senken können:

• Sie sind verhindert? Dann suchen Sie Vertretung!
  Kommt Ihnen die Story bekannt vor?
  “Herr Schröder, Sie sind seit einer Woche mit dem … säumig! Ich brauche Ihren … spätestens morgen!” – “Das geht nicht. Ich habe eben eine dringende Anfrage von einem A-Kunden auf dem Tisch. Sie sagen doch immer, dass der Kunde bei uns König ist!” – “Stimmt – dann muss ich mich halt selber drum kümmern!”
  Gefoppt! Rückdelegiert! Dummdödel! 

  Wie geht’s besser?
  Lassen Sie die Verantwortung bitte da, wo sie hingehört – beim Delegationsnehmer. Er kann gern unterdelegieren.

  In unserem Fall könnte das so aussehen:
  “Gut – Sie bearbeiten die A-Kundenanfrage. Aber der … liegt mir trotzdem morgen, spätestens 09.30 Uhr , vor. Entweder Sie machen Überstunden oder Sie delegieren das an einen kompetenten Kollegen. Egal, was der Stellvertreter mir vorlegt: Verantwortlich bleiben Sie.”
  Der Nachsatz ist der dabei wirklich relevante Part.

  Ihr Mitarbeiter wird vermutlich still fluchen – das ist akzeptabel. Wichtig ist, er wird die übertragene Aufgabe selbst erledigen oder korrekt delegieren. Jedenfalls wird die Aufgabe dann erledigt – und zwar nicht von Ihnen! Das ist das entscheidende.

• Was geht mich Ihr CC an?
  Eine besonders subtile Form der Rückdelegation steckt im CC bei E-Mails. Die auf CC gesetzte Führungskraft übernimmt Verantwortung für den Inhalt der Mail. Lerneffekt der Mitarbeiter – wir brauchen unsere Probleme gar nicht selbst zu lösen! Wir brauchen nur Herrn X (Sie) auf CC zu setzen und die Welt ist rund -  der “Leitungs-Dödel” (wieder Sie) wird’s schon richten.
  Das ist der sichere Weg zur innerbetrieblichen Lachnummer zu werden. 

  Was können Sie tun?
  Kommunizieren Sie gegenüber Ihrer Mannschaft deutlich, dass Sie generell keine CC-Mails lesen. Sie erwarten eine direkte Ansprache, auch bei E-Mails.

• Sie sind Leiter? Dann leiten Sie bitte auch!
  Zur Verdeutlichung mal wieder ne Story.
  Sie: “Warum wurde dieser zugesagte Termin nicht eingehalten?” Delegationsnehmer: “Es gab ein Problem mit …” – “Wer ist dafür zuständig?” – “Der Müller. Aber der Müller kann nichts dafür, weil die Schröder ihm die … erst verspätet geliefert hat.” – “Und wie soll das jetzt weitergehen?” – “Vielleicht könnten Sie mal mit der Müller sprechen – und der Schröder.” 

  Wenn Sie jetzt dem absolut verständlichen Instinkt folgen das “Buschfeuer” zu löschen, dann folgen einem Reflex. Führungsarbeit bedeutet aber nicht Reflexen zu folgen. Was wäre das Resultat, wenn Sie jedem Reflex folgen würden?

  Was geht’s anders?
  Kommunizieren Sie an den Delegationsnehmer folgendes unmissverständlich:
  “Sie sind mein … und tragen die Verantwortung für … . Wenn Sie diese Verantwortung nicht ausfüllen können oder wollen, dann habe ich einen Fehler gemacht und den falschen … benannt. Diese Fehlentscheidung werde ich korrigieren.”
  “Zugesagte Termine sind absolut verbindlich. Die werden weder diskutiert, noch überzogen, die werden gehalten.”

  Ihr Ziel ist es, dass der Delegationsnehmer seine Verantwortung nicht lediglich ausfüllt sonder als Privileg versteht und wertschätzt.

(Quelle: zehn.de)

Die Berücksichtigung der obigen Tipps wird langfristig zu einer abnehmenden Rückdelegationsquote bei Ihnen führen – Step by Step.

Die Fortsetzung zur Vermeidung von Rückdelegation folgt im nächsten Blogbeitrag.

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Mit herzlichem Gruß,
euer Wolfgang Natzke

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